Un assistant IA prend des notes en réunion : qui doit être d'accord ?

De nombreux outils de visioconférence proposent désormais un assistant qui enregistre, transcrit et résume les réunions. En Suisse, enregistrer une conversation non publique sans l'accord de tous les participants peut être punissable. Avant d'activer ce type de fonction, il faut donc informer, demander et prévoir ce que deviennent les données.

Une réunion d'équipe, un entretien avec un client, un rendez-vous avec un fournisseur : il suffit souvent d'un clic pour qu'un assistant d'intelligence artificielle rejoigne l'appel, enregistre les échanges et envoie un résumé à la fin. Le gain de temps est évident. La question juridique l'est moins.

Ce que dit le droit pénal

Le Code pénal suisse protège les conversations non publiques. Son article 179bis punit celui qui écoute ou enregistre une conversation entre d'autres personnes sans leur consentement. L'article 179ter vise celui qui, sans le consentement des autres interlocuteurs, enregistre une conversation à laquelle il participe lui-même.

Le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) le résume ainsi : quiconque écoute ou enregistre une conversation non publique sans le consentement de tous les participants, qu'il y prenne part ou non, est punissable. Il recommande d'obtenir ce consentement avant l'enregistrement, pour s'assurer qu'aucune des personnes concernées ne s'y oppose.

Il existe des exceptions, prévues à l'article 179quinquies. Elles concernent notamment l'enregistrement de conversations téléphoniques liées à des commandes, des mandats ou des réservations. Selon le PFPDT, elles sont toutefois limitées aux opérations de masse, comme une commande, une réservation ou un ordre de bourse passés par téléphone. Une réunion de travail ordinaire n'en fait pas partie.

Et si l'outil ne garde que le texte ?

Certains assistants affirment ne pas conserver l'audio et ne produire qu'une transcription ou un résumé. Les sources consultées pour cet article ne permettent pas de dire si ce fonctionnement échappe à la notion d'enregistrement au sens du Code pénal. Ce point n'est pas tranché ici.

La prudence commande donc de traiter la transcription comme un enregistrement, et de demander l'accord de tous. D'autant que la protection des données s'applique dans tous les cas : une transcription contient des propos attribués à des personnes identifiables.

Informer avant, pas pendant

Dans une fiche consacrée aux outils de visioconférence, le PFPDT recommande que les participants soient informés explicitement à l'avance lorsqu'une réunion est enregistrée. Il précise qu'ils doivent pouvoir s'y opposer sans conséquence négative, et quitter la réunion s'ils le souhaitent.

Un message automatique affiché au début de l'appel est utile, mais il arrive tard. Mentionner l'assistant dans l'invitation laisse à chacun le temps de réagir.

Au travail, une limite supplémentaire

Entre collègues, une autre règle s'ajoute. L'ordonnance 3 relative à la loi sur le travail (OLT 3) interdit, en son article 26, les systèmes destinés à surveiller le comportement des travailleurs à leur poste de travail.

Le PFPDT relève que le consentement d'un employé doit être considéré avec réserve, car, dans le cadre du travail, l'employé peut se sentir sous pression et limité dans son libre choix. Il cite aussi, parmi les usages à risque, l'évaluation automatisée par l'IA de la parole ou des modes de communication des collaborateurs.

Un assistant qui transcrit une séance de projet n'est pas la même chose qu'un outil qui mesure le temps de parole de chaque employé ou analyse son ton. Le second peut relever de la surveillance du comportement.

Les questions à régler avant d'activer l'outil

Pour une PME, quelques règles simples limitent les risques :

• annoncer l'assistant dans l'invitation, et redemander l'accord oralement au début de la réunion ;
• ne pas l'activer si une personne s'y oppose, sans lui en tenir rigueur ;
• éviter de l'utiliser pour les entretiens individuels sensibles, comme un entretien d'évaluation, un conflit ou une question de santé ;
• savoir où sont stockés l'audio, la transcription et le résumé, chez quel fournisseur et pendant combien de temps ;
• relire le résumé avant de le diffuser, car il peut attribuer à quelqu'un des propos qu'il n'a pas tenus ;
• désactiver les fonctions d'analyse des participants si l'outil en propose.

Ce qu'il faut retenir

L'assistant de réunion n'est pas interdit. Mais il ne se résume pas à un réglage technique : c'est une décision qui concerne toutes les personnes présentes. La règle de base tient en une phrase : tout le monde est informé avant, et tout le monde peut dire non.

Sources principales

• Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), Enregistrement de conversations, page sans date indiquée.
• Confédération suisse, Code pénal suisse, RS 311.0, articles 179bis, 179ter et 179quinquies.
• PFPDT, Factsheet: Measures for the safe use of audio and video conferencing systems, fiche sans date indiquée.
• PFPDT, Moyens techniques de surveillance sur le lieu de travail, page sans date indiquée.

Article documentaire, sans valeur d'avis juridique. Aucun assistant de réunion n'a été testé par LEMOVIA. La qualification juridique d'une transcription sans enregistrement audio n'est pas établie par les sources citées.